オフィスクリーニング費用を賢く下げる裏ワザ5選
オフィスの環境を清潔に保つことは、従業員の皆様が快適に働くためだけでなく、来訪されるお客様への印象を左右する重要な要素です。しかし、昨今の物価上昇や経費削減の流れを受け、「清掃コストを少しでも抑えたい」と頭を悩ませている担当者様も多いのではないでしょうか。
清掃費用は毎月発生する固定費だからこそ、適切な見直しを行うことで、年間を通して大きなコストダウンにつながる可能性があります。とはいえ、単に安い業者に切り替えて清掃品質が下がってしまっては本末転倒です。大切なのは、オフィスの美観や衛生環境を維持しながら、無駄な出費だけを賢くカットすることです。
本記事では、清掃業界のプロフェッショナルが教える、品質を落とさずにクリーニング費用を最適化するための具体的なテクニックをご紹介します。現状の清掃仕様書の見直し方から、信頼できるパートナー選びの基準まで、すぐに実践できるノウハウを詳しく解説します。快適なワークプレイスと健全な経営を両立させるためのヒントを、ぜひこの記事で見つけてください。
1. 清掃費用の無駄をなくすために確認すべき重要ポイント
オフィスクリーニングの費用は、一度契約を結ぶと内容を見直す機会が少なく、知らず知らずのうちに「過剰スペック」による無駄なコストを支払い続けているケースが少なくありません。コスト削減を成功させるための第一歩は、現在の契約内容と実際のオフィスの利用状況にギャップがないかを徹底的に洗い出すことです。まずは見積もりの根拠となっている仕様書を手元に用意し、現状と照らし合わせることから始めましょう。
費用の無駄をなくすために確認すべき最大のポイントは「清掃頻度の適正化」です。例えば、来客がほとんどない会議室や、使用頻度の低い通路まで毎日掃除機をかけていないでしょうか。テレワークの導入などで出社率が変化している場合、以前と同じ週5回の日常清掃はオーバースペックである可能性が高いです。これを週3回に減らす、あるいは汚れが目立ちにくいエリアはスポット対応に変更するといった調整を行うだけで、月額固定費を大幅に圧縮できる可能性があります。
次に確認すべきは「作業範囲の明確な線引き」です。個人のデスク周りのゴミ回収や簡易的な机上の拭き掃除を社員各自で行うルールにすれば、業者の作業工数を減らすことができます。プロの清掃業者に依頼するのは、専用機材が必要な床のワックスがけやカーペット洗浄、そして衛生管理が重要となるトイレや給湯室といった水回りに集中させるのが賢い方法です。自分たちでできることとプロに任せるべきことを明確に分けることが、費用対効果を高める鍵となります。
最後に、契約時の「仕様書と現状のズレ」をチェックしてください。オフィスのレイアウト変更や什器の入れ替えによって、現在は存在しないエリアや不要になった作業が含まれたままになっていないでしょうか。実際に業者の作業に一度立ち会い、契約通りの人員や時間が必要かどうかを目視で確認することは、次回の契約更新時に値下げ交渉を行うための強力な材料となります。漫然と継続更新するのではなく、今のオフィス環境に最適なプランへ再構築することが、賢く費用を下げるための最短ルートです。
2. オフィスの美観を保ちながらコストを抑えるプロの知恵
オフィスの清掃コストを削減しようと考えた際、単に「清掃回数を減らす」や「最も安い業者に切り替える」といった短絡的な方法を選んでしまうと失敗します。清掃の質が低下すれば、来客時の企業イメージが悪化したり、従業員の労働意欲が下がったりするリスクがあるからです。
コストを抑えつつ、清潔で快適なオフィス環境を維持するために、清掃のプロは「ゾーニングによるメリハリ」と「汚れの予防」という2つの視点を重視しています。ここでは、具体的なコストダウンの知恵を解説します。
清掃エリアの優先順位付け（ゾーニング）
オフィス内のすべての場所を、均一な品質で掃除する必要はありません。エリアごとの重要度に応じて清掃頻度や作業内容を調整することで、無駄なコストを大幅にカットできます。
* 重点エリア（エントランス、応接室、トイレ）
企業の「顔」となる場所や、衛生面が重視される場所です。ここは現状の清掃頻度を維持し、常に美観を保つ必要があります。ここを削ると、コスト削減以上の損失（信用低下など）を招く恐れがあります。
* 緩和エリア（書庫、使用頻度の低い会議室、倉庫）
人の出入りが少ない場所は、毎日掃除機をかける必要がない場合がほとんどです。例えば、ゴミ回収を週5回から週2回に減らす、床清掃を隔週にするなど、実態に合わせて仕様をスリム化しましょう。
汚れの侵入を防ぐ「予防清掃」の活用
床の汚れの約8割は、靴裏を通じて外部から持ち込まれると言われています。つまり、オフィス内部に汚れが入らないような対策を講じれば、日々の清掃負担を減らし、定期清掃（床ワックスなど）の回数を減らすことが可能になります。
最も効果的なのは、エントランスに高機能な吸塵・吸水マットを設置することです。業務用のレンタルマットを適切に配置し、定期的に交換することで、砂埃や雨水の侵入をシャットアウトできます。これにより、カーペットのシミ抜き費用や、ハードフロアのワックス掛け頻度を年4回から年2回に減らすといった抜本的なコスト削減が実現します。
仕様書の「スペック過剰」を見直す
契約当初の仕様書を何年もそのままにしていませんか？ テレワークの普及やフリーアドレス化によって、オフィスに出社する人数やゴミの排出量が減っている企業も多いはずです。
「ゴミ回収は毎日必要か？」「机上拭きは社員のセルフクリーニングで対応できないか？」といった視点で仕様書を見直し、業者と再交渉を行ってください。現状のオフィス稼働率に合わせた適正なプランに変更するだけで、美観を損なうことなく、固定費としての清掃費用を最適化できるでしょう。
3. 定期清掃の頻度を見直して年間経費を削減する方法
オフィスの清掃コストにおいて、最も大きな割合を占めるのが「床のワックスがけ」や「カーペット洗浄」といった定期清掃です。多くの企業では、契約当初に決めた「毎月1回」や「2ヶ月に1回」というスケジュールを、何年もそのまま継続しているケースが少なくありません。しかし、オフィスの利用状況や従業員の出社頻度、導入している床材の変化に合わせて頻度を最適化することで、美観を損なわずに年間経費を20%から30%削減できる可能性があります。
まず着手すべきは、エリアごとの汚れ具合に応じた「ゾーニング管理」です。すべてのフロアを一律の頻度で清掃する必要はありません。例えば、来客が多く土足で出入りするエントランスやメインの廊下は現状の頻度を維持しつつ、使用頻度が比較的低い会議室や、特定の従業員しか立ち入らないバックオフィスエリアは、清掃回数を半分に減らすといった調整が有効です。リモートワークの普及で出社率が下がっている企業であれば、執務室全体のワックスがけを「毎月」から「四半期に1回」に変更しても、清潔感を十分に維持できる場合が多いのです。
次に、清掃仕様の見直しです。従来の樹脂ワックスによる定期清掃から、耐久性の高いコーティング剤への切り替えや、汚れが目立ちにくいタイルカーペットへの張り替えを検討するのも一つの手です。初期投資はかかりますが、メンテナンスの頻度を劇的に減らすことができるため、3年から5年のスパンで見れば大幅なコストダウンにつながります。
また、清掃業者へ相談する際は、「予算を削りたい」と伝えるだけでなく、「現状の汚れ方を見て、最適な頻度を提案してほしい」と依頼するのがポイントです。優良な清掃会社であれば、過剰な清掃を提案することなく、汚れの数値化や目視確認を通じて、御社のオフィスに最適なプランを再設計してくれます。
定期清掃の頻度を見直すことは、単なるコストカットではありません。必要な場所にリソースを集中させることで、オフィスの環境品質を効率的に維持する賢い経営判断といえるでしょう。まずは現在の契約内容と、実際の床の汚れ具合を照らし合わせることから始めてみてください。
4. 信頼できる清掃会社を選定する際に注目したいポイント
オフィスクリーニングの費用を抑えようとすると、どうしても見積もり金額の安さだけに目を奪われがちです。しかし、単価の安さだけで業者を選定するのは非常にリスクが高いと言わざるを得ません。「安かろう悪かろう」で清掃品質が低ければ、従業員のモチベーション低下や会社のイメージダウンに繋がり、結果として再清掃や業者変更の手間といった見えないコストが発生するからです。
長期的な視点でコストパフォーマンスを最大化するために、清掃会社を選定する際は以下の具体的なポイントを必ずチェックしてください。
明確な作業仕様書と見積もりの透明性**
信頼できる清掃会社は、「清掃一式」という大雑把な見積もりは出しません。「床ワックスがけ（〇〇平米）」「ガラス清掃（〇枚）」「トイレ清掃（週〇回）」といったように、作業内容と単価が詳細に記載された見積書を提示します。また、作業範囲を明確にした「作業仕様書」を作成してくれるかどうかも重要な判断基準です。これにより、契約後の「ここは別料金です」といったトラブルや追加請求を防ぐことができます。
損害賠償責任保険への加入状況**
清掃作業中にオフィスの備品を破損させたり、パソコンに水をかけてデータを消失させたりといった事故はゼロではありません。万が一の事態に備え、清掃会社が適切な損害賠償責任保険に加入しているかを必ず確認してください。十分な補償能力がある会社であれば、安心して鍵を預けることができます。
スタッフの教育体制と資格保有**
清掃の品質は、現場スタッフの技術とマナーに依存します。アルバイト任せにするのではなく、自社でしっかりとした研修制度を設けている会社を選びましょう。「ビルクリーニング技能士」などの国家資格を持つスタッフが在籍しているか、あるいは現場を管理するスーパーバイザーの巡回頻度はどれくらいかを確認することで、品質の安定性を測ることができます。
レスポンスの速さと提案力**
問い合わせに対する返答の速さは、その後のトラブル対応の速さに直結します。また、単に言われたことだけを行うのではなく、「この床材ならワックスの回数を減らしてドライメンテナンスに切り替えた方がコストを下げられますよ」といった、プロ視点での改善提案をしてくれる会社こそが、真のパートナーとしてコスト削減に貢献してくれます。
目先の数千円を削るよりも、これらの基準を満たす信頼性の高いパートナーを選ぶことこそが、無駄なトラブルを回避し、結果的に最も賢いコスト削減につながります。
5. 快適なオフィス環境とコスト削減を両立させるための秘訣
オフィスクリーニングの費用を抑えることは経営課題の一つですが、単に予算を削るだけではオフィスの衛生状態が悪化し、従業員のモチベーション低下や生産性のダウンに直結してしまいます。真のコスト削減とは、必要な品質を維持しながら無駄を省くことにあります。ここでは、快適なオフィス環境と経費削減を高いレベルで両立させるための具体的な秘訣を解説します。
まず着手すべきは、清掃仕様の「メリハリ」を見直すことです。オフィス内のすべてのエリアを同じ頻度、同じ強度で清掃する必要はありません。来客があるエントランスや応接室、衛生管理が重要なトイレや給湯室は頻度を高く保ち、一方で従業員しか立ち入らないバックヤードや倉庫などは清掃回数を減らす、あるいは簡易清掃に切り替えるといった「ゾーニング」を行うことで、全体の作業工数を減らし、料金交渉の材料にすることができます。
次に、社内での「汚さない仕組みづくり」も長期的なコストダウンに有効です。例えば、各デスクにゴミ箱を設置せず、フロアごとに分別ゴミ箱を集約させることで、清掃業者のゴミ回収時間を大幅に短縮できます。また、カーペットの汚れを防ぐために、ダスキンやサニクリーンなどが提供している高機能な吸塵マットをエントランスに導入することも効果的です。外部からの土砂持ち込みを入り口で防ぐことで、床清掃やワックスがけの頻度を下げ、ランニングコストを抑制できます。
最後に重要なのが、清掃業者を単なる外注先ではなく、パートナーとして捉えることです。定期的に清掃状況のフィードバックを行い、「ここはこの程度で十分」「ここはもう少し重点的に」といったコミュニケーションを重ねることで、過剰品質を防ぎ、自社に最適なプランへとカスタマイズしていくことができます。複数の業者から相見積もりを取る際も、単に金額だけで比較せず、こうした柔軟な仕様変更に対応してくれるかを確認することが、結果として満足度の高いオフィス環境を低コストで維持する鍵となります。
